Studiu de Caz: Cum un Operator cu 8 Locații a Economisit 15 Ore pe Săptămână

Contextul: un operator HoReCa cu 8 locații și o problemă comună

Un operator de restaurante cu 8 locații în România, fiecare cu un manager responsabil de achiziții. Comenzile se plasau zilnic prin WhatsApp, telefon și email, la peste 30 de furnizori diferiți. Erori frecvente, livrări incomplete, facturi imposibil de reconciliat, manageri care petreceau 2+ ore zilnic doar gestionând comenzi. Acesta este punctul de pornire al studiului nostru de caz.

Provocările identificate înainte de implementare

• Fiecare locație lucra cu procese proprii, fără standardizare la nivel de grup
• Prețurile nu erau actualizate în timp real, generând discrepanțe la facturare
• Nu exista vizibilitate centralizată a cheltuielilor pe întreg grupul
• Erorile generau urgențe frecvente și costuri de transport suplimentare
• Echipa de management pierdea aproximativ 15 ore pe săptămână pe comenzi

Soluția implementată: Horeca Orders pentru întregul grup

Implementarea a acoperit toate cele 8 locații simultan, cu onboarding personalizat pentru fiecare manager. Cei 30+ furnizori au fost configurați în platformă, cu cataloagele actualizate și prețurile negociate sincronizate. Procesul a durat 3 zile lucrătoare, fără întreruperea operațiunilor curente.

Fluxul de lucru după implementare

Managerii plasează acum comenzile în 5–10 minute, direct din aplicație, cu confirmări automate de la furnizori. Directorul de operațiuni are acces la un dashboard centralizat cu cheltuielile tuturor locațiilor în timp real. Facturile sunt reconciliate automat cu comenzile, eliminând discrepanțele și munca manuală de verificare.

Rezultate după 90 de zile

• 70% reducere a erorilor de comandă față de perioada anterioară
• 15 ore economisite pe săptămână la nivel de grup
• 40% mai rapid procesul de plasare a comenzilor per locație
• Vizibilitate completă a bugetului de achiziții în timp real pe toate locațiile
• Zero comenzi pierdute — fiecare comandă documentată și urmăribilă

Impactul financiar estimat

Calculând valoarea orelor economisite (15 ore/săptămână × costul mediu al timpului de management) plus reducerea costurilor generate de erori, operatorul estimează o economie anuală de 15.000–25.000 EUR pentru întregul grup. Investiția în platformă s-a amortizat în mai puțin de 2 luni.

Lecții pentru alți operatori multi-locație

Principala lecție: problemele de achiziții se amplifică proporțional cu numărul de locații. Cu cât grupul crește fără un sistem centralizat, cu atât haosul operațional crește mai rapid. Implementarea unei platforme digitale nu este o cheltuială — este infrastructura care face scalarea posibilă fără a multiplica ineficiențele.

Concluzie

Studiul de caz demonstrează că digitalizarea achizițiilor HoReCa nu este rezervată marilor lanțuri internaționale. Orice operator cu 2+ locații poate beneficia imediat de centralizare, automatizare și transparență completă. Rezultatele sunt măsurabile, rapide și cu un ROI clar. Dacă gestionezi mai multe locații și procesul de comandă consumă resurse disproporționate, acesta este momentul potrivit pentru schimbare.